Bạn đang thắc mắc kanban là gì và phương pháp này đóng vai trò gì trong việc quản lý tác vụ? Vì vậy, hãy đọc ngay bài viết tiếp theo trên sonesteve.com. Chúng tôi sẽ giải đáp thắc mắc của bạn về phương pháp quản lý dự án Kanban. Bây giờ chúng ta cùng tìm hiểu nhé!
I. Kanban là gì
Kanban là một hệ thống quản lý tác vụ. Phương pháp này được ông Takekazu Ohno phát hiện ra để giải quyết vấn đề khi nào thì sản xuất và khi nào thì ngừng sản xuất, nhận thấy rằng các nhân viên của Toyota luôn có ý tưởng “sản xuất càng nhiều càng tốt” ngay cả khi có sự cố.
Kanban – có nguồn gốc từ tiếng Nhật có nghĩa là “Biển quảng cáo” bắt nguồn từ Toyota vào những năm 1940. Kanban là một phương pháp quản lý công việc cho phép bạn chia nhỏ các nhiệm vụ để có thể theo dõi và hình dung trạng thái của chúng.
Thông qua hiện trạng của dự án.Kanban, một cá nhân cũng có thể xác định được tiến độ và năng lực làm việc của một nhóm công nhân đang làm việc trong cùng một chiến dịch.
II. Lợi ích của phương pháp Kanban trong doanh nghiệp
Việc chuyển đổi số hiện nay của Việt Nam cho phép các doanh nghiệp nói chung và các nhà quản lý nói riêng tiết kiệm tối đa thời gian và tiền bạc nhờ áp dụng các phương pháp quản lý thông minh.
Một trong những phương pháp quản lý này có thể kể đến là kanban. Đây là một phương pháp quản lý công việc rất phổ biến trong các môi trường doanh nghiệp Nhật Bản.
Sau khi tìm hiểu kanban là gì, bạn có thắc mắc tại sao bạn nên sử dụng kanban trong công việc kinh doanh của chính mình không? Theo dõi tiến độ công việc cụ thể hơn: Quản lý dự án bằng kanbans giúp các cá nhân có được bức tranh trực quan về công việc và giúp nhân viên nắm được lộ trình để đạt được mục tiêu. Chủ động trong công việc:
Nhiệm vụ của mỗi cá nhân được cập nhật liên tục một cách minh bạch và chính xác, do đó, những người tham gia dự án có thể đánh giá rõ ràng tiến độ thực hiện công việc của mình mà không cần người giám sát hay nhắc nhở.
Nói cách khác, người tham gia tự quản lý. Thay vì “xô” vào quy trình làm việc khi cần thiết, nó “kéo” công việc theo khả năng của mỗi cá nhân.
III. Phân loại thẻ Kanban
Nếu bạn nghĩ xem phương pháp này phù hợp với bạn để làm công việc gì để quản lý công việc hiệu quả hơn, bạn có thể nghĩ đến 5 loại thẻ kanban:
Thẻ Kanban vận chuyển: Thẻ Kanban được sử dụng để thông báo cho bạn về giai đoạn trước khi được chuyển sang Giai đoạn tiếp theo.
Kanban sản xuất: Được sử dụng để báo cáo cho một dây chuyền sản xuất rằng nó cần sản xuất số lượng hàng hóa cần thiết để bù đắp cho số lượng đã vận chuyển.
Kanban nhà cung cấp (Supply Kanban): Là thẻ dùng để báo cáo nguyên vật liệu cho nhà cung cấp.
Kanban Tạm thời (仮 kanban): Để chuẩn bị cho tình trạng thiếu hụt đột xuất, chúng tôi sẽ phát hành kanban trong một thời gian giới hạn. Tín hiệu Kanban: Một loại thẻ kanban dùng để thông báo kế hoạch cho giai đoạn sản xuất hàng loạt.
IV. Nội dung của phương pháp Kanban
Phương pháp kanban được sử dụng như một công cụ để hình dung những nhiệm vụ mà một bộ phận cần thực hiện để tối đa hóa hiệu quả khi có nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.
Một cách dễ dàng là sử dụng bảng trắng và dán giấy màu sau để mô tả và quản lý quy trình làm việc của bạn: Từ quan điểm ứng dụng trong sản xuất, kanban là một công cụ hữu hiệu để kiểm soát chặt chẽ các dây chuyền sản xuất, nơi có thể chỉ định các nguyên liệu và công đoạn khác nhau bởi màu sắc hiển thị.
Ví dụ: kanban có thể là một phiếu đặt hàng ở trạm làm việc và vé giao hàng ở trạm tiếp theo. Quan trọng nhất, mỗi vé kanban cung cấp một liên kết đến quy trình làm việc trước đó, cho biết rõ ràng vật liệu, bộ phận và số lượng nào nên được nhận từ trạm trước.
Để xây dựng các phương pháp kanban tiêu chuẩn trong môi trường sản xuất, bạn phải tuân theo các nguyên tắc sau:
Các chi tiết luôn được chuyển từ giai đoạn trước sang giai đoạn tiếp theo.
Nếu bạn không nhận được kanban, quá trình sản xuất sẽ không bắt đầu.
Mỗi hộp trong một hàng phải chứa thẻ kanban với thông tin chi tiết về sản phẩm, địa điểm sản xuất, địa điểm vận chuyển và số lượng.
Mỗi hộp, mỗi khay phải chứa đủ số lượng quy định. Không có tình trạng thừa hay thiếu.
Bạn không được giao các bộ phận hoặc phế liệu cho công đoạn tiếp theo. Thời gian từ khi giao hàng và số lần cấm phải được giữ ở mức tối thiểu.
V. Lưu ý khi thực hành phương pháp Kanban
Khi sử dụng kanban để quản lý các nhiệm vụ và dự án, có một số lưu ý có thể giúp tối đa hóa hiệu quả của phương pháp này.
Về màu kanban: Chọn các màu khác nhau để kết hợp với các nhiệm vụ khác nhau để thể hiện tính khẩn cấp hoặc ưu tiên (ví dụ: màu đỏ là khẩn cấp, màu vàng là ưu tiên thứ hai, màu xanh lam là màu xanh lam. Thông thường).
Giới hạn những việc bạn làm cùng một lúc trong cột thứ hai (“phải làm”) xuống còn 2-3 để tăng khả năng tập trung của bạn mà không cảm thấy áp lực khi phải làm nhiều việc cùng một lúc.
Mỗi cuối tuần, hãy thu thập các ghi chú trong cột “Hoàn thành” để kiểm tra năng suất làm việc và khuyến khích tinh thần sẵn sàng “chiến đấu” của bạn cho tuần tới. Trạng thái “đa nhiệm” có thể trở nên “mải mê” khi quá tải trong công việc.
Bây giờ nó có thể được thực hiện dễ dàng với phương pháp kanban. Đối với những người quản lý nhóm, quản lý dự án với nhiều nhiệm vụ và nhân sự cùng lúc, kanban càng chứng tỏ được hiệu quả của nó. Chúc may mắn khi sử dụng phương pháp này.
Qua bài viết trên chúng tôi mong rằng các bạn đã hiểu rõ hơn về kanban là gì và từ đó có được những thông tin hữu ích khi áp dụng phương pháp kanban. Chúng tôi mong rằng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn áp dụng phương pháp này vào quản lý dự án và mang lại nhiều lợi ích cho bạn. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết!
