Trong bối cảnh kinh tế chung bị ảnh hưởng bởi Covid, một kế hoạch kinh doanh liên tục được thiết lập nhằm giúp các công ty duy trì hoạt động kinh doanh và khắc phục những rủi ro liên quan. Vậy BCP là gì, nó hoạt động như thế nào và hoạt động ra sao, hãy cùng sonesteve.com theo dõi qua bài viết dưới đây.
I. BCP là gì
Kế hoạch liên tục của doanh nghiệp là một bản phác thảo hoặc mô tả về cách một doanh nghiệp sẽ hoạt động và phản ứng như thế nào khi sắp phải đối mặt với các mối đe dọa tiềm ẩn từ bên ngoài như đại dịch. Covid đã làm chậm lại toàn bộ nền kinh tế.
Lập kế hoạch kinh doanh liên tục có thể được coi là “bí quyết sống còn” để các công ty thích ứng tốt với thời kỳ khủng hoảng, giảm thiểu rủi ro, góp phần phục hồi kinh tế ở giai đoạn sau.
Lập kế hoạch kinh doanh liên tục cũng là một chiến lược giúp người quản lý giám sát và hướng dẫn nhân viên một cách hiệu quả khi họ làm việc từ xa hoặc tập trung để bảo vệ sức khỏe của nhân viên mà không làm gián đoạn công việc kinh doanh.
II. Vai trò của BCP trong doanh nghiệp
Để thực hiện BCP hiệu quả, các công ty cần tổ chức các đội chia thành các phòng ban riêng biệt. Đây là những nhân sự được lựa chọn để giúp các công ty đối phó với rủi ro và rủi ro. Mỗi người sẽ là một mắt xích quan trọng với vai trò cụ thể như sau: Chủ tịch (BCP Chairman):
Là người trực tiếp kiểm tra xem phương án kinh doanh liên tục có khả thi sát với thực tế hay không? Nếu các yếu tố trên được đáp ứng, họ sẽ là người ký cuối cùng và chịu trách nhiệm trực tiếp đưa kế hoạch vào thực hiện.
Đội Ứng cứu Khẩn cấp: Đây là những nhân viên có trách nhiệm cập nhật các tình huống thực tế và liên tục cập nhật thông tin. Từ đó lập kế hoạch cụ thể để ứng phó. Đây cũng là nhóm thực hiện và thiết lập các chính sách, điều chỉnh nội bộ và các hoạt động kinh doanh tạm thời để giảm thiểu rủi ro.
Đội Truyền thông và Ứng cứu Khẩn cấp: Đây là đầu mối liên lạc chính của nhân viên trong trường hợp khẩn cấp. Sau đó, theo chiến lược đã thiết lập, hãy lập kế hoạch liên lạc và thực hiện các phản ứng khẩn cấp.
Đội CNTT và kỹ thuật (Đội dịch vụ kỹ thuật CNTT): Những người thuộc khuôn khổ của bộ phận BCP, người hỗ trợ kỹ thuật cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
III. Làm thế nào để phát triển BCP
Có một số bước mà nhiều công ty phải tuân theo để hình thành một BCP vững chắc. Chúng bao gồm:
- Phân tích tác động kinh doanh: Tại đây, doanh nghiệp xác định các tính năng nhạy cảm với thời gian và các nguồn lực liên quan. (Điều này sẽ được thảo luận chi tiết hơn bên dưới.)
- Phục hồi: Trong phần này, doanh nghiệp phải xác định và thực hiện hành động để khôi phục các chức năng kinh doanh quan trọng.
- Tổ chức: Bạn phải tạo một nhóm đang tiến hành. Nhóm này đã có sẵn một kế hoạch để quản lý sự gián đoạn.
- Huấn luyện: Các đội phải trải qua huấn luyện và kiểm tra mọi lúc. Các thành viên trong nhóm cũng nên hoàn thành các bài tập lập kế hoạch và chiến lược.
Các doanh nghiệp cũng có thể thấy hữu ích khi tạo danh sách kiểm tra bao gồm thông tin liên hệ khẩn cấp, danh sách tài nguyên mà nhóm có thể cần liên tục và các chi tiết quan trọng như nơi lưu trữ dữ liệu và nơi lưu trữ dữ liệu.
Sao lưu dữ liệu và các thông tin cần thiết khác, và những người quan trọng khác. Ngoài việc kiểm tra nhóm đang diễn ra, công ty cũng nên tự kiểm tra BCP. Bạn nên thử nghiệm nó nhiều lần để đảm bảo rằng nó có thể được áp dụng cho nhiều trường hợp rủi ro khác nhau.
Điều này sẽ giúp bạn xác định và sửa chữa những điểm yếu trong kế hoạch của mình. Để kế hoạch liên tục của doanh nghiệp thành công, tất cả nhân viên, bao gồm cả những người bên ngoài nhóm liên tục, phải biết về kế hoạch.
IV. Phân tích tác động liên tục trong kinh doanh
Một phần quan trọng của việc phát triển BCP là phân tích tác động của nó đối với tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Xác định tác động của sự gián đoạn chức năng kinh doanh và quy trình. Bạn cũng có thể sử dụng thông tin này để đưa ra quyết định về các ưu tiên và chiến lược phục hồi của mình.
FEMA cung cấp một bảng tính về các tác động tài chính và hoạt động để giúp bạn thực hiện phân tích tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Bảng tính phải được điền bởi một người quản lý quy trình và chức năng kinh doanh, người quen thuộc với doanh nghiệp.
Các bảng tính này tóm tắt những điều sau: Cả tác động tài chính và hoạt động đều do mất các chức năng và quy trình kinh doanh riêng lẻ. Xác định thời điểm mất chức năng hoặc quy trình có tác động đã xác định đến doanh nghiệp Hoàn thành phân tích giúp các công ty xác định và ưu tiên các quy trình sẽ có tác động lớn nhất đến chức năng tài chính và hoạt động của doanh nghiệp. Thời điểm bạn cần khôi phục chúng thường được gọi là “mục tiêu thời gian khôi phục”.
Kế hoạch liên tục trong kinh doanh có thể được coi là liều thuốc hữu hiệu giúp các công ty phòng ngừa và ứng phó nhanh chóng với những rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh chung của họ. Ngoài ra, khu vực kinh tế sẽ không ngừng biến động. Ngoài dịch Covid, các công ty cũng nên lập kế hoạch cho các lựa chọn khác để đảm bảo tính liên tục. Hy vọng bài viết BCP là gì sẽ hữu ích đối với bạn đọc!
